Wykonanie prawidłowego niszczenia dokumentów wymaga zastosowania odpowiedniego, certyfikowanego sprzętu, który zagwarantuje nie tylko utylizację dokumentów, ale także brak możliwości odczytania z nich jakichkolwiek danych. Nie każda firma, organizacja czy instytucja posiada takie urządzenia. Dla pewności skuteczności utylizacji dokumentów warto skorzystać z usług firm, które oferują takie usługi.
Na czym polega outsourcing niszczenia dokumentów i dlaczego jest opłacalny?
Usługa outsourcingu niszczenia dokumentów polega na wynajęciu zewnętrznej firmy, która będzie – jednorazowo lub cyklicznie – przyjeżdżać i odbierać z naszego biura dokumenty, które chcemy zniszczyć. W ten sposób oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale też cenny czas.
Cena usługi zależy w dużej mierze od ilości kontenerów, które zapełnimy dokumentami. Jeden kontener ma pojemność około 240 litrów. Aby zaoszczędzić warto jest przed przekazaniem materiałów papierowych opróżnić wszystkie segregatory oraz teczki – kontener pomieści zdecydowanie więcej luźnych kartek, niż segregatorów. Warto dodać, że jest to też rozwiązanie ekologiczne – nie ma potrzeby przecież pozbywać się dobrej teczki lub segregatora, możemy tych przedmiotów z powodzeniem użyć ponownie – wystarczy tylko wymienić etykietę.
Oszczędność – chodzi nie tylko o pieniądze
Jak mówią – czas to pieniądz. Oszczędność czasu to coś, do czego dąży każdy pracownik biura – dlatego nikt nie chce marnować go na czynności, które można zastąpić lepszym rozwiązaniem. Niszczarki biurowe to wygodny mobilny sposób, jednak nie zdaje egzaminu, gdy codziennie musimy utylizować duże ilości dokumentów. Nie sposób jest codziennie gospodarować kilkunastu minut na niszczenie papierów, a zwykłe biurowe niszczarki mają mocno ograniczoną ilość kartek, którą możemy zniszczyć jednorazowo.
A co z dokumentami zapisanymi na dyskach cyfrowych? Jak wiadomo – od wielu lat ogromną część danych przechowujemy właśnie na dyskach twardych komputerów, laptopów, na kartach pamięci oraz na różnego rodzaju płytach lub dyskietkach. Zwykłe usunięcie pliku niestety nie wystarczy, ponieważ jeśli w grę wchodzą wrażliwe dane firmy, jej pracowników lub klientów nie warto uciekać się do półśrodków, które nie gwarantują odpowiedniej skuteczności.
Dane usunięte ręcznie z dysku mogą zostać z łatwością odzyskane, dlatego – jeśli w grę wchodzi bezpieczeństwo firmy – warto jest zainwestować w profesjonalną usługę niszczenia dokumentów każdego rodzaju. Profesjonalne firmy zajmujące się outsourcingiem niszczenia dokumentów posiadają odpowiedni sprzęt – certyfikowane maszyny niszczące, które z powodzeniem zniszczą trwale każdy dokument – od kartki papieru po dysk twardy komputera.
Warto tu także wspomnieć o szafkach na dokumenty, które chcemy zniszczyć. Nie trzeba każdorazowo wzywać ekipy, która odbierze od nas dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Możemy postawić – na przykład na recepcji lub w korytarzu – specjalną zamykaną na klucz szafkę na dokumenty i codziennie wrzucać do niej to, co jest już nam niepotrzebne. Dokumenty są odbierane z szafki dopiero wówczas, gdy ta się zapełni. Jest to dużo wygodniejsze i szybsze, niż niszczenie ich w niszczarce, a do tego – w razie pomyłki – dokumenty można jeszcze odzyskać.
Co więcej, profesjonalna firma niszcząca dokumenty oferuje kompleksowe usługi w tym zakresie. Zapewnia odbiór materiałów z siedziby klienta, przewiezienie ich do niszczarni, i dokonanie profesjonalnego zniszczenia. Cała usługa jest procesem sformalizowanym – dokumenty, niezależnie czy są to materiały papierowe, czy dyski i pamięci elektroniczne, przekazujesz w formie protokolarnej. Firma powinna je przewieźć samochodem bezpiecznym, w zaplombowanych kontenerach i śledzonym za pomocą GPS. W niszczarni dokumenty winny być niszczone w certyfikowanych niszczarkach dostosowanych do rodzaju niszczonej dokumentacji. Na końcu powinieneś otrzymać certyfikat z niszczenia i film potwierdzający wykonanie usługi. W ten sposób masz pewność, że przekazane przez Twoją firmę materiały nie przedostaną się do nieodpowiednich rąk.
Skorzystanie z usługi outsourcingu w zakresie niszczenia dokumentów w firmie to bardzo opłacalna usługa, ponieważ oszczędzamy czas, a w zamian zyskujemy spokój o bezpieczeństwo naszej firmy i jej danych.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
