Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nakłada na przedsiębiorców i administratorów danych szereg obowiązków, które zapobiegają wyciekowi chronionych informacji z firmy. Co można zrobić, by zweryfikować, czy dane osobowe naszych pracowników oraz klientów są chronione w sposób prawidłowy i bezpieczny? Sprawdzonym rozwiązaniem jest audyt ochrony danych osobowych.
Co obejmuje i co daje audyt ochrony danych osobowych?
Znakomita większość współcześnie funkcjonujących firm, instytucji czy organizacji przetwarza dane osobowe. Ich prawidłowe zabezpieczenie wiąże się zarówno z gwarancją ochrony przed ewentualnymi sankcjami prawnymi i finansowymi, jak i utratą wizerunku przedsiębiorstwa wiarygodnego i odpowiedzialnego społecznie. Bezpieczeństwo danych wymaga działań na różnych etapach procesu ich przetwarzania. Dotyczy zarówno celów przetwarzania, jak i zakresu gromadzonych danych, miejsc przetwarzania, wykorzystywanych systemów IT oraz dostępu do danych zewnętrznych dostawców. Audyt ochrony danych osobowych pozwala zweryfikować poprawność wszystkich procesów i wskazać obszary, które wymagają działań naprawczych.
Audyt RODO daje nam między innymi:
- możliwość wskazania, które dane wymagają stosowania przepisów określonych przez Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych;
- weryfikację statusu podmiotów przetwarzających dane osobowe;
- przegląd dotyczący aktualności stosowanych zgód oraz obowiązkowych klauzul informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych;
- analizę treści obecnie obowiązujących w firmie umów dotyczących powierzenia przetwarzania danych;
- ocenę oraz wdrożenie procedur dotyczących realizacji praw danych podmiotów a także procedur związanych z realizacją obowiązków wynikających z roli administratora danych;
- dokładną analizę stosowanych środków technicznych oraz organizacyjnych, które mają na celu zabezpieczyć dane i sprawić, by ich przetwarzanie odbywało się w zgodzie ze wskazaniami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych;
- wszystkie inne elementy mogące mieć wpływ na stan bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w ramach działalności firmy.
Raport – podsumowanie poziomu ochrony danych
Po audycie ochrony danych osobowych podmiot otrzymuje raport zawierający stosowne wnioski. Dokument ten pozwala ocenić stan faktyczny w zakresie stopnia ochrony danych osobowych wewnątrz przedsiębiorstwa. Dzięki niemu otrzymuje się dostęp do szczegółowego opisu ewentualnych nieprawidłowości wykrytych w trakcie weryfikacji. Raport ochrony danych osobowych daje także wskazówki pozwalające ocenić stopień niezgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych oraz zawiera rekomendowane działania naprawcze, które pomogą wyeliminować wykryte nieprawidłowości.
Poznaj cykl „życia danych osobowych” w Twojej firmie
Dodatkowym elementem audytu może być stworzenie mapy każdego badanego procesu. Dokument pozwala w przejrzysty, obrazowy sposób przekazać informacje dotyczące cyklu życia danych osobowych wewnątrz organizacji. Mapa procesu szczegółowo opisuje, jak dane osobowe trafiają do firmy i jak powinien wyglądać ich prawidłowy i bezpieczny obieg. Dokument staje się wygodnym narzędziem pozwalającym na szybkie odnalezienie kluczowych informacji i sprawną modyfikację wdrożonych procesów. Co więcej, zmiany w zakresie ochrony danych mogą być w czytelny sposób wprowadzane na mapę, dzięki czemu użytkownicy będą stale mieli dostęp do opisu aktualnych procesów działających w firmie.
Dlaczego warto wykonać audyt ochrony danych osobowych?
Weryfikacja procesów związanych z ochroną przetwarzanych danych jest korzystna dla podmiotów. Z jednej strony pozwala na sprawdzenie, czy ochrona danych osobowych realizowana jest zgodnie z obowiązującymi zasadami, z drugiej strony ujawnia wszystkie niedociągłości w tym procesie. Jest jednocześnie swoistym zabezpieczeniem podczas ewentualnych kontroli, ponieważ pozwala zawczasu usunąć wszelkie nieprawidłowości.
Źródło: ISecure – inspektor ochrony danych osobowych
